Program QWindykacja posiada możliwość automatycznego generowania i wysyłki wiadomości windykacyjnych. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest informowanie klientów o przypadającym w danym dniu terminie płatności lub przeterminowanych rozrachunkach bez konieczności udziału w tym pracowników firmy.

W celu skorzystania w modułu z menu Ustawienia należy wybrać Konfiguracja automatycznego generowania i wysyłki wiadomości.

Następnie należy kliknąć link Dodaj. W otwartym oknie należy ustawić wszystkie warunki związane z wysyłką automatyczną.

Typ – określenie typu zdarzenia

Typ działania – określenie typu działania

Typ wiadomości – określenie formy wiadomości windykacyjnej.

Aktywny – ustawienie aktywności danego wzorca.

Termin płatności od – do – określenie terminu płatności danego dokumentu; wartości ujemne oznaczają dni do daty płatności, dodatnie dni przekroczenia daty płatności. Opcja dostępna dla typu Rozrachunki.

Zakładając sytuację, że chcemy kontrahentom przypomnieć o zbliżającym się następnego dnia terminie płatności, jako przedział należy wpisać od -1 do -1.

Data spłaty od – do – określenie daty spłaty rozrachunku; wartości dodatnie oznaczają liczbę dni, które upłynęły od daty spłaty rozrachunku. Opcja dostępna dla typu Spłata rozrachunku.

Zakładając sytuację, że chcemy kontrahentom potwierdzić dokonaną płatność następnego dnia po jej zrealizowaniu, jako przedział należy wpisać od 1 do 1.

Szablon – szablon wiadomości, który będzie wykorzystywany w wysyłce automatycznej dla tak zdefiniowanych warunków.

Godzina wysyłania – określenie godziny wysyłki wiadomości.

Dni wysyłania – określenie dni tygodnia wysyłki wiadomości.

Istotne informacje dotyczące konfiguracji:

• Jeżeli danego dnia program nie jest uruchomiony o określonej godzinie, wiadomości zostaną wysłane niezwłocznie po uruchomieniu danego dnia.
• Przedziały terminów płatności ustawia się osobno dla wiadomości SMS i e-mail.
• Przedziały terminów płatności nie mogą na siebie zachodzić w obrębie danego typu wiadomości. Program nie dopuści sytuacji, gdy będzie wpisany przedział od 1 do 3 oraz od 2 do 4. Pierwszym możliwym będzie od 4 wzwyż.
• Nieskończoność terminu płatności określamy liczbą o dużej wartości, np. 9999.

Po zakończeniu ustawienia, aby uruchomić moduł Autowysyłki należy kliknąć w menu Autowysyłka.

Działanie modułu autowysyłki sygnalizowane jest podświetleniem pozycji menu.