Przed rozpoczęciem pracy z programem należy zdefiniować szablony wiadomości na podstawie których będą generowane wiadomości.

W tym celu z menu Widok należy wybrać pozycję Szablony wiadomości. Aby dodać nowy szablon należy nacisnąć link Dodaj.

Otworzy się poniższe okno, w którym należy zdefiniować poszczególne pola:

Typ wiadomości – rodzaj wiadomości.

Typ szablonu – typ szablonu.

Typ windykacji – zdarzenie windykacyjne, które po wysłaniu wiadomości będzie dopisywane do historii windykacji w programie Subiekt GT lub Rewizor GT; dostępne wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja pojedynczego dokumentu oraz Windykacja zbiorcza.

Nazwa szablonu – nazwa szablonu wiadomości.

Tytuł wiadomości – tytuł wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E-mail.

Treść wiadomości – treść wiadomości wysyłanej dłużnikowi lub kontrahentowi.

Priorytet – priorytet wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E-mail.

Wiadomość w formacie HTML – pozwala na wykorzystywanie niektórych właściwości języka HTML (np. wstawianie tabel, kolorowanie tekstu, stosowanie własnych czcionek) w wiadomościach e-mail; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E-mail.

Potwierdzenie odczytu – powoduje wyświetlenie komunikatu o konieczności potwierdzenia wiadomości przez adresata; dostępny wyłącznie dla typu wiadomości określonego jako E-mail.

Domyślny – określa domyślną treść dla wybranego typu szablonu. Domyślna treść może być ustawiona dla typu szablonu określonego jako Windykacja pojedynczego dokumentu/Windykacja zbiorcza lub Wiadomości informacyjno-marketingowej. Parametr ten jest wspólny dla typu wiadomości.

Separator – określa separator kolumn (np. średnik, apostrof, itp.); dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik.

Ogranicznik pola – określa ogranicznik pola (np. cudzysłów); dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik.

Nr kolumny z adresem e-mail – określa numer kolumny zawierający adres e-mail adresatów; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik.

Plik ma wiersz nagłówkowy – określa czy plik zawiera wiersz nagłówkowy; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Zewnętrzny plik.

Użytkownik przygotowując szablon wiadomości może skorzystać z tzw. znaczników. W momencie generowania wiadomości są one zamieniane na odpowiednią treść.

W programie QWindykacja dostępne są następujące znaczniki:

dla identyfikacji kontrahenta:

• <Kontrahenci – Nazwa> – nazwa pełna kontrahenta
• <Kontrahenci – Adres> – ulica z numerem posesji i lokalu
• <Kontrahenci – Kod pocztowy> – kod pocztowy
• <Kontrahenci – Miejscowość> – miejscowość
• <Kontrahenci – NIP> – numer identyfikacji podatkowej
• <Kontrahenci – Nr telefonu> – podstawowy numer telefonu kontrahenta

dla identyfikacji rozrachunków:

1. <Rozrachunki – Początek listy faktur> – początek listy nierozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza
2. <Rozrachunki – Koniec listy faktur> – koniec listy nierozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza
3. <Rozrachunki – Waluta> – waluta rozrachunku
4. <Rozrachunki – Saldo bieżące> – saldo bieżące kontrahenta uwzględniające również rozrachunki nieznajdujące się w treści wiadomości
5. <Rozrachunki – Suma pierwotna> – suma pierwotna rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza
6. <Rozrachunki – Suma pozostała do zapłaty> – suma pozostałych do zapłaty rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza
7. <Rozrachunki – Suma odsetek ustawowych> – suma naliczonych odsetek ustawowych od rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza
8. <Rozrachunki – Suma odsetek umownych> – suma naliczonych odsetek umownych od rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Windykacja zbiorcza
9. <Rozrachunki – Numer faktury> – identyfikator nierozliczonego dokumentu
10. <Rozrachunki – Data powstania> – data powstania rozrachunku (np. data wystawienia faktury)
11. <Rozrachunki – Termin płatności> – termin płatności rozrachunku
12. <Rozrachunki – Liczba dni spóźnienia> – liczba dni, która upłynęła od terminu płatności rozrachunku
13. <Rozrachunki – Kwota pierwotna> – pierwotna kwota rozrachunku
14. <Rozrachunki – Kwota pozostała do zapłaty> – kwota pozostała do zapłaty
15. <Rozrachunki – Kwota odsetek ustawowych> – kwota naliczonych odsetek ustawowych od wskazanego rozrachunku
16. <Rozrachunki – Kwota odsetek umownych> – kwota naliczonych odsetek umownych od wskazanego rozrachunków

dla identyfikacji spłat rozrachunków:

• <Spłaty rozrachunków – Początek listy faktur> – początek listy rozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Spłata zbiorcza
• <Spłaty rozrachunków – Koniec listy faktur> – koniec listy rozliczonych rozrachunków; dostępny wyłącznie dla typu szablonu określonego jako Spłata zbiorcza
• <Spłaty rozrachunków – Data spłaty> – data spłaty rozrachunków
• <Spłaty rozrachunków – Tytułem> – określenie rozliczonych dokumentów
• <Spłaty rozrachunków – Kwota spłaty> – kwota spłaty rozrachunków
• <Spłaty rozrachunków – Waluta> – waluta spłaty rozrachunów
• <Spłaty rozrachunków – Suma spłaty> – suma rozliczonych rozrachunków znajdujących się w treści wiadomości

dla danych z pliku zewnętrznego:

• <Plik zewnętrzny – Kolumna 1..10> – np. nazwa kontrahenta, adres, województwo w zależności od przygotowanych lub zakupionych danych

Wygląd przykładowych szablonów:

Windykacja pojedynczego dokumentu, w formacie tekstowym, wiadomość e-mail

Windykacja wielu dokumentów, w formacie HTML, wiadomość e-mail

Windykacja wielu dokumentów, wiadomość SMS

Potwierdzenie pojedynczej spłaty rozrachunku, w formacie tekstowym, wiadomość e-mail

Potwierdzenie zbiorczej spłaty rozrachunku, w formacie HTML, wiadomość e-mail

Wiadomość marketingowo-informacyjna, format HTML, wiadomość e-mail

Wiadomość marketingowo-informacyjna na podstawie danych z pliku zewnętrznego, format HTML, wiadomość e-mail